“Jeetje, wat werken bij jullie veel medisch secretaresses!”
Dat horen wij wel eens en het klopt. Medisch secretaresses begeleiden onze medische dienstverlening voortvarend, van begin tot eind. Wat doen zij en hoe brengen zij onze kernwaarden in praktijk, lees je in deze blog.
“Leuk werk en geen dag is hetzelfde”, zeggen medisch secretaresses Winni en Anita.
Winni en Anita werken allebei al jaren als medisch secretaresses bij 1MA. Zij beantwoorden vragen van de vele betrokken partijen. Maken cliënten wegwijs in het te doorlopen proces en informeren hen over de voortgang. Wat doen zij nog meer op een doorsnee werkdag op kantoor in Rosmalen?
De Dagstart
Winni: “Een werkdag op kantoor begint uiteraard met collega’s begroeten en even bijpraten, want we zien elkaar lang niet elke dag. Bijna iedereen werkt parttime en deels op kantoor en deels vanuit huis. Daarna check ik de Dagstart, dat is de planning met alle werkzaamheden voor die dag. Ik ben zelf ook ‘dagstarter’, samen met twee collega’s. Om de beurt maken wij de dagplanning. Ik inventariseer dan welk werk er ligt en waar ik mijn collega’s die dag inzet. Heel leuk om te doen! De andere dagen werk ik vanaf het lijstje dat een andere dagstarter mij heeft toebedeeld. Dat kan van alles zijn. Nieuwe dossiers opstarten. Signaleringen verwerken in het logboek van een dossier, een soort takenlijst met per taak de uitvoeringsdatum. Geen werkdag bij 1MA is hetzelfde.”
Expertise of Letsel
Anita: “Alle medisch secretaresses hebben één keer per week telefoondienst. Verder hebben we allemaal dagelijks terugkerende secretariële werkzaamheden, zoals de post verwerken, mails beantwoorden en afspraken inplannen. Onze werktijden verschillen, daar zijn de algemene taken op afgestemd. De secretaresse die bijvoorbeeld als laatste op kantoor is, stopt de post van die dag in de brievenbus. Tot begin dit jaar werkte ik voor zowel de afdeling Expertise als Letsel van 1MA, nu focus ik mij volledig op Letsel. Ons werk voor Expertise is een beetje anders, omdat het om een eenmalige beoordeling gaat. Bij letselschade starten we een adviestraject op met vaste stappen die wij begeleiden. We hebben dan meer contact met de betrokkene zelf, de mensen met het letsel. Dat kan ook na het medisch advies zijn, op verzoek van de medisch adviseur, om na vragen hoe het nu gaat en van welke klachten of beperkingen de betrokkene nog last heeft.”
Niemand is een nummer
De kernwaarden van 1MA zijn: objectief en mensgericht medisch advies zonder poespas. Wat betekenen deze kernwaarden in de praktijk voor jullie werk als medisch secretaresses?
Anita: “Het betekent allereerst dat iedereen de ruimte krijgt bij 1MA, zowel de medewerkers als de betrokkenen. Niemand is een nummer bij 1MA. Ik probeer me altijd in de situatie van de betrokkene te verplaatsen. Als ik bel vraag ik eerst of ik gelegen bel en vertel dan waarom ik bel. Ik vraag ook altijd hoe het met iemand gaat. Je merkt dan gauw genoeg of iemand graag zijn verhaal kwijt wil of liever straight to the point informatie wil. Ik ben geen medisch adviseur en gebruik ook zo min mogelijk medische termen. Op vragen geef ik duidelijk en eerlijk antwoord. Het geeft mij een goed gevoel om op die manier iets positiefs bij te kunnen dragen aan de ingrijpende en stressvolle gebeurtenis in hun leven.”
“Wij spreken mensen persoonlijk en luisteren naar hun verhaal, daar nemen we bewust de tijd voor.”
Winni: “Mensen hebben vaak iets ingrijpends meegemaakt en hebben letsel. Dat kan ook emotioneel heel zwaar voor hen zijn. Daar komt dan nog alle administratieve en juridische rompslomp bij van een letselschadetraject. Vaak raken mensen het overzicht kwijt. Daarin probeer ik een beetje duidelijkheid te scheppen. Ik merk dat mensen persoonlijk contact en aandacht erg waarderen. In deze stressvolle situatie kunnen zij rekenen op een eerlijk en duidelijk advies van 1MA. Dat ik daaraan een stukje kan bijdragen voelt goed.”
Uitdagingen
Anita: “Ik vind het fijn om iemand te kunnen helpen door een luisterend oor te bieden en het medisch traject goed te begeleiden. Het mooiste is dan natuurlijk om te merken dat ik iemand echt geholpen heb. Soms is een betrokkene ergens ontevreden over. Dan is het voor mij de uitdaging om te achterhalen wat er nu precies aan de hand is. En dan samen proberen een oplossing te vinden en het gesprek allebei met een goed gevoel afsluiten.”
“Verder is 1MA altijd bezig om zichzelf te verbeteren en het hele team denkt daarover mee. Waar loop je tegenaan, hoe kan iets nog beter?”
Winni: “De medische wereld heeft mij altijd al geboeid en ik vind het heel leuk om secretaresse te zijn. Als medisch secretaresse kan ik beide combineren. Ik wilde eerst doktersassistente worden, maar de praktische dingen die daarbij horen zijn echt niets voor mij. Bij 1MA ben ik toch ook bezig met een stukje hulpverlening, dat vind ik heel leuk aan mijn werk. Verder krijgen we veel vrijheid in ons werk en wordt vertrouwd op ons eigen probleemoplossend vermogen. Dat is soms best een uitdaging als je een “moeilijk” dossier voor je hebt.”
Teamwork en jezelf blijven ontwikkelen
Anita: “De werksfeer is heel goed. Bij 1MA zijn geen verborgen agenda’s. What you see is what you get. Dat vind ik prettig en voelt voor mij heel behaaglijk. Ook zijn er volop mogelijkheden voor medewerkers om zichzelf te blijven ontwikkelen. Ik heb al meerdere cursussen gedaan en ook intern worden diverse bijscholingen gegeven. Sinds kort is er de 1MA Academy, heel fijn. Soms wordt ook tussendoor een uurtje ingepland om iedereen weer even vakinhoudelijk of procesmatig bij te praten.”
Winni: “Bij 1MA staat het team voorop. Er is altijd aandacht voor jou als persoon. Niet alleen hoe het met je gaat, maar ook je input als medewerker wordt zeer gewaardeerd. Er zijn ook genoeg momenten waarop we het over iets anders dan werk kunnen hebben. Tijdens de lunch zitten we meestal gezellig bij elkaar of wie zin heeft maakt buiten een wandeling. We zijn een hecht team en kunnen met vragen bij elkaar terecht. En als het tegenzit, hup de schouders eronder en op zoek naar de juiste oplossing!”
